Економіка праці

Организация службы делопроизводства

Повний текст роботи з малюнками та таблицями доступний при скачуванні. Скачати
Дата введення: 2015-12-17       83 ст.

Организация службы делопроизводства

Введение 3

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА 6

1.1 Понятие « документооборот», его анализ и основные этапы 6

1.2. Организационная структура документооборота 11

1.2.1. Предварительное рассмотрение и регистрация документов 11

1.2.2. Схема исполнения документов 12

1.2.3. Контроль исполнения служебных документов 13

1.2.4. Отправка документов 15

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ СЛУЖБЫ 17

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ 17

МО «ГОРОД ПИКАЛЕВО» 17

2.1. Организация службы документационного 17

обеспечения управления 17

2.2 Организация информационно - справочной работы 28

2.3 Систематизация, номенклатура и формирование дел.29

2.4 Организация работы с письменными обращениями граждан 43

2.5 Организация работы по личному приему граждан 52

2.6 Направления совершенствования службы документационного обеспечения администрации МО «Город Пикалево» 53

ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ ЭФФЕКТИВНЫХ КОМПЬЮТЕРНЫХ 60

ТЕХНОЛОГИЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 60

3.1Требования к системе автоматического документирования для внедрения в администрации МО «Город Пикалево» 60

3.2Подбор системы электронного документооборота 68

для администрации МО «Город Пикалево» 68

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 82

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 83

Введение

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя, требовалась абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина « документ » как « способ доказательства ».

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Сегодня Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности упр

авленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Для нормальной работы любого предприятия необходима систематизация, в том числе в области работы с документами.

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним , во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Трудно представить сегодня нашу жизнь без документов: гражданина- без паспорта, водителя- без водительских прав, туриста- без туристической визы и т.д.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, и на работу. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и , следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из организаций. Документы многообразны, и каждый вид документа имеет свои особенности и свои правила работы с ним. В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. На крупных предприятиях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, печатание документов, их размножение. Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решения, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется.

С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом – электронной почтой, проблема расстояния перестала существовать. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. В современном мире информация стала основным фактором развития бизнеса в любой сфере деятельности. Информация представляет собой такой ресурс, от которого зависят направление и темпы развития бизнеса. И в этом развитии впереди окажутся те компании, которые будут располагать более полной и качественной информацией, быстро ее обрабатывать, эффективно использовать и защищать.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Понятие « документооборот», его анализ и основные этапы

Определяя место и роль документа на предприятии надо сказать , что документы являются одним из основных средств делового общения. Деловая переписка является не только средством делового общения, но и юридически обоснованием прав и обязанностей сторон. Документ – это то, без чего жизнь ни одного учреждения, предприятия не возможна. Она начинается с написания первого документа – Устава и сопровождается весь период существования, каждый шаг фиксируется тем или иным способом. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильность оформления документов. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива предприятия для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образуют документооборот. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, электронной почте. На любом предприятии документы принимаются специально выделенным работником канцелярии или секретарем. Другие работники учреждения принимать корреспонденцию от представителей организаций и предприятий, а также граждан не должны. Независимо от адресата, корреспонденция на предприятии передается секретарю для того, чтобы обеспечить учет, в том числе и количественный всех документов обрабатываемых на предприятии, единство порядка и методов их обработки. При поступлении документа на предприятие по почте вскрываются все конверты, за исключением имеющие надпись« лично». До вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность их упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. В случаях, где на документе нет даты, адреса отправителя вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Для передачи документов по факсу необходимо проверить как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц, об этом сообщается отправителю. Вся документация предприятия по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие, которые поступили на предприятие извне, от других организаций; исходящие, которые в большинстве случаев являются ответом предприятия на соответствующие входящие документы; внутренние документы созданные самой организацией. Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам – авторам документов, от которых они получены: вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управления; от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами); от других организаций не находящихся в соподчиненной связи с данным предприятием( это могут быть клиенты, поставщики, покупатели), а также частные лица присылающие письма, заявления, жалобы.

Анализ документооборота следует проводить в направлении использования информации создаваемой на данном предприятии. Часть информации, которая была полезна для управления предприятием год назад, сегодня не дает достоверной картины использования финансовых, материальных и трудовых ресурсов. Она перегружает информационные потоки, создает дополнительные объемы работ и влечет за собой неэффективное использование рабочего времени. Исходящие документы также как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ и документы, направленные просто для сведения. Анализ документооборота можно выразить графически (рис. 1).

Рис.1. Анализ документооборота на предприятии

В технологической цепочке обработки и движения документов на муниципальном предприятии необходимо выделить следующие этапы:

приём и первичная обработка поступающих на предприятие документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

исполнение документов, их составление, согласование, оформление

контроль за исполнением документов;

информационно-справочная работа;

отправка.

Схема документооборота на предприятии, имеющие структурные подразделения представлена на рисунке 2.

Рис.2. Схема документооборота на предприятии

Схема документооборота на малом предприятии представлена на рисунке 3.

Рис.3. Схема документооборота на малом предприятии

1.2. Организационная структура документооборота

1.2.1. Предварительное рассмотрение и регистрация документов

Установление порядка движения документов или управление документацией предприятия заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, её быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. В свою очередь, предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется с целью распределения документов на регистрируемые и не регистрируемые. При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и вид документа. Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений предприятия, производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специально отведенную папку для последующего доклада руководителю. Руководитель рассматривает документацию в день их поступления (как нежелательное исключение – на следующий день). Он не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

После предварительного рассмотрения документы необходимо зарегистрировать. Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется ГОСТ, как « Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения »[1]1. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных по документам. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, предприятие за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп. Регистрация необходима для решения последующих задач: учет количества документов, устранения возможности потерь, сохранности, обеспечения возможности ведения контроля исполнения документов и поиска документов в информационно- справочных целях. Подлежат регистрации не все документы, а только требующие учета, исполнения и дальнейшего использования, к ним можно отнести организационно- распорядительные документы, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.. Не регистрируются телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также, документы поступающие в копиях для сведения. Принятие управленческого решения по конкретному документу одна из основных функций руководителя, центральное и решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Согласно резолюции документы передаются для исполнения в подразделения предприятия.

1.2.2. Схема исполнения документов

При налаживании системы документооборота предприятия, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. работа с документами их непосредственных исполнителей. Исполнитель получает документ в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя и обрабатывает их с учетом функциональных обязанностей, принятой на предприятии технологией. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответного документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры), дате и результатах окончательного исполнения. Исполнитель имеет в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена, возможность пользоваться государственными стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству, ведомственным телефонным справочником, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов(от карандаша до компьютера), множительной техникой. Все исполнители ответственны за полноту, своевременный, достоверный и качественный анализ информации и предоставление в установленные сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.).

1.2.3. Контроль исполнения служебных документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля - содействие своевременному, качественному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей. Основными задачами контрольной деятельности является – контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документооборота, укреплению исполнительской дисциплины. В малых организациях вопрос контроля исполнения документов не стоит так остро. Он становится актуальным для более крупных предприятий. Перечислим сложности, возникающие в работе в случае отсутствия на предприятии должного контроля исполнения. Документы часто теряются, не выполняются в срок или вообще не выполняются, текущая работа исполнителей с документами как правило не поддается никакому контролю и при возникновении каких- либо вопросов, практически невозможно восстановить историю работы с документами. Если обозначенные выше отдельные «сложности » на предприятии переросли в одну большую проблему, то стоит задуматься о целесообразности организации контроля за исполнением служебных документов.

Контролю подлежат исполнение всех зарегистрированных на предприятии документов. Он включает в себя несколько этапов: постановку документа на учет, проверку своевременного доведения документа до исполнителя и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения, информирование руководителя. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях, начиная с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших с даты поступления. Конечная дата исполнения, решение о переносе срока указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока производится только по указанию руководителя, который их установил. Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется также руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. На предприятии должен быть осуществлен не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль. Напоминать исполнителям не только о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в самом исполнительном документе и специально отведенном журнале. Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться, анализироваться и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате; точные и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях и сроков исполнения установленных на предприятии; высокое качество подготовки документов.

1.2.4. Отправка документов

Обработка и отправка исходящих документов также как и прием и обработка входящих, проводятся обычно централизованно секретарем предприятия. Получив документ к отправке, прежде всего, необходимо проверить правильность его оформления: наличие даты и подписи, адреса, наличия страниц в документе и всех указанных приложений. Все эти элементы оформления обязательны при отправке документов с предприятия, как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен не должным образом или предоставлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Все оформление документов, предназначенных к почтовому отправлению, проводится в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи. Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки, но не следует забывать, что эта передача документов ставит проблему удостоверения подписи.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ СЛУЖБЫ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ

МО «ГОРОД ПИКАЛЕВО»

2.1. Организация службы документационного

обеспечения управления

Для нормальной работы любой организации необходима систематизация, в том числе в области работы с документами. Отлаженная систематизация позволит организации не только сделать работу более управляемой, но и исключит зависимость процесса работы от конкретных исполнителей. Помимо этого на каждую организацию возложены определенные обязательства по сохранности своего документационного фонда. Для того, чтобы работа в организации была слаженной, во многих учреждениях, предприятиях , организациях имеются специальные службы ДОУ.

Служба документационного обеспечения управления (СДОУ) - это обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу по организационному обеспечению делопроизводства.

Основной задачей службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, необходимой для осуществления возложенных на них функций.

В администрации МО «Город Пикалево» функции службы ДОУ выполняет Отдел муниципальной службы и местного самоуправления.

Отдел МС и МСУ подчиняется заведующей, затем заместителю главы администрации по вопросам муниципальной службы и местного самоуправления, которая в свою очередь подчиняется главе Муниципального образования «Город Пикалево».

Состав службы документационного обеспечения

В зависимости от категорийности учреждения, организации, предприятия СДОУ может иметь в своем составе следующие структуры:

Архивный отдел

Управление делами (министерства, ведомости России). Состав включает: канцелярию, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем (жалоб), центральный архив.

Общий отдел – как правило, бывает в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. В его составе: подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально-множительная служба, архив.

Канцелярия – в министерствах и ведомствах ; промышленных объединениях, научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах.

В учреждениях, не имеющих службы ДОУ, её функцию выполняет секретарь-руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо.

ОМС и МСУ в своем составе имеет : службу контроля, машинописное бюро, административно-хозяйственный сектор, обеспечение работы приемной главы администрации, техническое обеспечение документооборота, пресс-служба

Категории работников СДОУ:

По характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.
Руководители службы ДОУ: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части.

Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь - министра.

Технические исполнители : корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь – машинистка, секретарь – стенографистка.

Состав работников ОМС и МС администрации : заведующая отделом, секретарь приемной главы администрации, специалист по контролю, специалисты по подготовке документов, обеспечивающие печатание, размножение, ксерокопирование, сканирование документов, заведующая административно-хозяйственным сектором и 8 рабочих по уборке и обслуживанию помещений администрации, специалист по обслуживанию оргтехники.

Структура службы ДОУ администрации МО «Город Пикалево»

"Подпись:"Подпись:"Подпись:"Подпись:"Подпись:"Подпись:"Подпись:

Функции структурных частей СДОУ:

Функции контроля: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов; ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности оформления исходящих и внутренних документов. приём поступающей корреспонденции; сортировка её на регистрируемую и не регистрируемую; распределение документации по структурным подразделениям, ведение количественного учёта документов; отправка исходящей корреспонденции; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам; осуществление контроля за своевременным использованием документов; проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о ходе исполнения документов и поручений., формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив; анализ и обобщение исполнения;

Функции секретаря приемной : предварительное рассмотрение и подготовка к передаче руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний; организация без документационного обслуживания работы руководства, приём заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству ; передача писем, заявлений, жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения; извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб; организация приёма посетителей.

Операции службы ДОУ:

Контроль за соблюдением стандартов на документы.

Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

Регистрация документов и учётно - справочная работа.

Контроль за исполнением документов.

Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.

Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

Организация труда работников СДОУ

Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории работу с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.

Правильное разделение функции между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки и внедрения нормативных документов, инструкций по документированию управленческой деятельности; должностных инструкции, государственных стандартов.

Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно-технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

Нормированием труда призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ рассчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям.

При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота, на основе типовых норм времени на документационные работы.

5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда.

Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно-технических работников и служащих.

От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.

Рациональное разделение труда работников служб документирования на предприятиях, в организациях и учреждениях определяется должностными инструкциями.

Должностная инструкция – нормативный документ, утверждаемый руководителем учреждения или его подразделения, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными работниками.

Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку работников служб документации в течении рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряжённости труда на каждом рабочем месте, распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения и квалификации исполнителей.

Формы работы с документами.

Документооборот включает в себя работу с готовыми документами, созданными данным учреждением, получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов) ; движение документационной информации по инстанциям.

Существует 3 формы организации работы с документами:

Централизованная форма: применяется в учреждениях с небольшим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одной структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).

Децентрализованная форма: все операции по работе с документами выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило, разобщённых территориально.

Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:

а) объём документооборота

б) характер работы учреждения, его территориального размещения

в) структуру учреждения и его подразделений

г) техническую оснащённость

д) квалификацию руководителей, специалистов и технических исполнителей

В администрации смешанная форма.

Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объём документооборота.

Для определения учреждения по объему документооборота используют категорийность :

1 категория: к ней относят учреждения с объёмом документооборота свыше 100 тысяч документов в год.

2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год.

3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год.

4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.

Администрация – 4 категория.

В каждой организации свой документооборот, под которым понимают количество зафиксированных в месте учета документов за определенный временной период.

Например: количество созданных и полученных экономическим отделом документов за календарный месяц. При этом за единицу подсчета принимается как сам документ, так и его копии.

Подсчет объема документооборота как правило проводят 1 раз в год. Осуществляют подсчет сотрудники СДОУ.

Подсчет документов производится :

По регистрационным формам ( в месте регистрации)

В местах хранения подсчитываются документы, которые не проходили регистрацию

В машинописном бюро подсчитываются сделанные копии документов

В отделах и подразделениях организации подсчитываются документы, размноженные в подразделениях

Отдельно учитываются заявления, жалобы, предложения

Отдельно подсчитываются документы на не бумажных носителях

Знание объема документооборота необходимо для определения реальных потребностей во множительной, вычислительной и машинописной технике, для выбора оптимальной системы регистрации, построения справочного аппарат.

Объемы выполненных машинописных работ позволят определить необходимое количество технического персонала. Показатели количества различных сроков хранения позволят прогнозировать работу ведомственного архива.

По результатам подсчета документооборота можно сделать выводы как о количественном, так и качественном составе документов отделов и структурных подразделений, о загруженности сотрудников.

Подсчет объемов документооборота поможет найти пути его сокращения. Одним из которых является внедрение компьютерных информационно-поисковых систем.

Правила технического обеспечения работы с документами

Печатание документов, как правило, осуществляется в бюро подготовки документов, а также (до трех печатных страниц) непосредственно в подразделениях с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований. (Указанные правила разрабатываются департаментом делопроизводства на основании действующих стандартов).

В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений и распоряжений. Срочные документы печатаются в очередности, определяемой заведующим ДОУ по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Передаваемые для печати рукописи, также как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей. Не должны приниматься к печати небрежно и неразборчиво написанные черновики или имеющие исправления карандашом.

При подготовке материалов к печати особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и органи-заций, иностранных слов и географических названий. При печати применяются только обще-принятые сокращения слов.

Перенос проектов нормативно-распорядительных актов на бланки про-
изводится только в бюро подготовки документов. Проекты, подготовленные с
использованием компьютеров в подразделениях передаются для переноса на бланки
вместе- с магнитной записью соответствующих файлов.

Заказ на печатание документов оформляется на бланке установленной формы и подпи- сывается исполнителем.

Печатание в бюро подготовки документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.

Корректорские работы специалистами, печатавшими документы, не производятся.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" или "стр " и знаков препинания.

На последней странице отпечатанного документа проставляются символы, содержащие номер документа, дату печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.

Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева.

В бюро подготовки документов сданные для печатания материалы и объемы выполненной работы учитываются в журнале.

Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальном журнале, в котором указываются номер бланка, фамилия исполнителя, дата печатания.

Копирование (тиражирование) документов.

Копирование (тиражирование) небольших объемов документов может производиться непосредственно в подразделениях, имеющих множительную технику.

На копирование в бюро копировально-множительных работ сдаются только служебные документы вместе с заказом на бланке установленной формы, подписанным руководителем подразделения.

При объемах тиражирования материалов для подразделений свыше 20
страниц и 20 экземпляров производится согласование заказа с начальником ДОУ.

Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде,
четко напечатанными. На размножение сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов. Заказы выполняются в порядке очередности
их поступления.

Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с подлинником документа. О выполнении работы делается соответствующая отметка на бланке заказа.

В бюро копировально-множительных работ учет выполненных работ по копированию документов ведется на основании заказов в журналах установленной формы

В случае необходимости копирования документов во внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) подает письменную заявку на имя начальника департамента делопроизводства.

Стенографирование

Стенографическую запись мероприятий, обеспечивает специализированное предприятие по письменным заявкам структурных подразделений в ДОУ .

Звукозапись мероприятий

Звукозапись мероприятий, осуществляется специалистами по заявкам руководителей структурных подразделений.

Учет, техническую обработку и хранение фонодокументов обеспечивает ДОУ. Магнитные носители документов и справочные материалы, необходимые для расшифровки и печатания записи мероприятия, представляются в ДОУ с сопроводительным письмом руководителя подразделения или его заместителя, в котором должны быть указаны фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

2.2 Организация информационно - справочной работы

Как отмечалось ранее одной из главных целей регистрации – создание банка данных о документах предприятия. На основе этого банка возможно за несколько минут ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится документ; и в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу?

Владение всей совокупностью информационно- документационных ресурсов - главнейшая задача службы делопроизводства на любом предприятии. Прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно – справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме, так и в автоматизированном режиме. Значительно расширены возможности информационно – справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации, современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных включенных в регистрацию. Журнальная форма регистрации устарела, так как она затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу с ним. Но следует обратить внимание, что в настоящее время не у всех муниципальных предприятий существует финансовая возможность перехода полностью на автоматизированную электронную форму регистрации документов. Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам ( имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело ), по всей оперативной базе данных ( документы текущего делопроизводственного года ), а также при необходимости по архивной базе данных ( документы предшествующих лет ).

В случае поиска, неисполненного документа, результатом поиска является информация: у какого исполнителя находится документ в данный момент времени. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.

2.3 Систематизация, номенклатура и формирование дел.

Организация документов в делопроизводстве в администрации предусматривает совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, составление номенклатуры, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также соответствующими нормативно – методическими документами по архивному делу и делопроизводству. В процессе деятельности, предприятие получает и создает огромное количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти предприятия. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при четкой их классификации. Хотелось бы сразу после регистрации дать документу такой номер, чтобы нельзя было этот документ спутать ни с каким другим. По названиям это делать трудно, к тому же автоматизировать этот процесс без цифровой системы обозначений почти невозможно. В нашей стране ввели общую для всех и достаточно понятную систему, основанную на разработке и ведении документа « Номенклатура дел », слово « номенклатура» означает « систематизированный перечень». Система индексации и нумерации унифицирована, т.е. должна осуществляться по единым правилам для всех предприятий страны. Систематизация документов обычно многоуровневая: самый старший признак классификации – год. Все документы содержат дату их создания или поступления. Второй уровень – это вид деятельности, который осуществляется на предприятии (планирование, общее руководство, работа с персоналом). Третий уровень систематизации – внутри направления деятельности. На основе анализа собственного делопроизводства принимается решение относительно тех групп однородных по виду, по срокам хранения, по подвиду деятельности, которые должны быть сгруппированы в одну папку. Каждой папке внутри направления присваивается номер. Теперь у нас есть год, номер вида деятельности и номер папки. Эта система номеров позволяет отличить эту папку от других.

Принципы систематизации, перечень всех дел, которые ведутся в течение года, фиксируются в документе « Номенклатура дел ». После исполнения документы определенное время хранятся на предприятии. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Чтобы правильно оформить дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Она необходима, как отмечалось ранее для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры на каждом предприятии, в каждой организации обязательно. Составлению номенклатуры дел предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности предприятия. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности предприятия;

раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и включает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел предприятия, называемая конкретной, индивидуальной. Независимо от вида номенклатуры каждое предприятие должно составлять свою номенклатуру дел. Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов предприятия. В номенклатуру включаются все документы, составляемые на данном предприятии и поступившие в нее из других организаций. В нее также включаются документы общественных организаций(профсоюзной, добровольных обществ и т. д.). Документы с грифом « для служебного пользования» (ДСП) и журналы учета документов и изданий с грифом (ДСП) подлежат обязательному включению в номенклатуру дел предприятия. Также включаются не законченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все журналы к документам. В процессе работы предприятия в течение года могут возникать новые документированные участки и соответственно новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел. Различные печатные издания, поступающие на предприятие, в номенклатуру дел не включаются. Составление номенклатуру обязательно визируется руководителем.

В первой графе номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса отдела или структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах того отдела или подразделения. В названии дела номенклатуры указывают наименования отделов( структурных подразделений) конкретного управления и его индекс.

Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел, при этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименования дел:

организационно- распорядительная документация;

плановая документация;

отчетная документация;

документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам(ревизиям) выполнения основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами. Третья графа заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов.

В четвертой графе номенклатуры предоставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

Пятая графа « Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры. В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудниках, о передаче дел в другие организации, о местонахождении подлинника.

Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовок дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, так как именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела,(переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т. п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы и т. п. Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например: « Документы о строительстве нового лечебного комплекса (утверждения сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка)». В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.

Например: « Протоколы технических советов за 2004 год». В заголовке переписки уточняется, с кем она ведется, и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например: « Переписка с поставщиками». Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов.

Например: « Приказы за 2004 год». В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов. При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) предприятия. После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для всех отделов(подразделений), с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.

Номенклатура дел вводится в действие с 01 января следующего календарного года. Если функции и задачи предприятия не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем предприятия. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категории и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведений графы 3 – количество дел (томов, частей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела, и по ней быстро можно установить номер нужного дела и найти необходимый документ. Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри их. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполнительного документа. Правильное распределение документов в деле имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Дело – это совокупность документов(или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел

расположение документов внутри дела в определенной последовательности

оформление обложки дела.

Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами во всех отделах предприятия, также при последующем их хранении в архиве. В дела группируются документы одного календарного года. За исключением переходящих, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов. Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации. В дело обычно включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты, проекты документов, размноженные копии. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов и других нормативных документов. Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на документах « в дело №..., дата и подпись исполнителя» в соответствии с номенклатурой дел. Сдача дел в ведомственный архив производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с заведующими отделов. Эта работа производится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи. Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника одного из отделов. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как на многих предприятиях архивы не имеют достаточных площадей, разрешается хранение этих дел по отделам до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке / акт уничтожения /.

Секретарем администрации через 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образует начало будущего архива. Для получения документов для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия. Категорически запрещается делать на документах пометки, загибать листы, снимать копии без разрешения руководителя, переводить чертежи через кальку. Сотрудникам, работающим на данном предприятии, документы выдаются под расписку без права выноса за пределы предприятия. По письменным запросам документы выдаются доверительным лицам по доверенности. Лица, работающие с документами архива, несут полную ответственность за сохранение документов, а в случае нарушения – привлекаются к ответственности в установленном порядке.

Одновременно с формированием дела оформляется обложка дела. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:

название организации ;

название структурного подразделения или отдела, где оформилось дело;

количество листов в деле;

срок хранения дела.

Большинство элементов описания дела обозначается на обложки в начале заведения дела, за исключением количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела. При обозначении названия предприятия может указываться ее ведомственная принадлежность.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе предприятий. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

оформление дел;

описание документов постоянного и долговременного хранения ( опись );

обеспечение их сохранности;

передачу дел в архив предприятия, т.е. в ведомственный архив. Ведомственный архив осуществляет хранение документов предприятия до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов, системности, целостности.

Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Проведение экспертизы ценности проводится ежегодно. Проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

постоянного хранения в государственных архивах;

временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет);

подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает предприятию уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель предприятия.

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, учет которых вызван спецификой, содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — является завершающим этапом работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дату дела (тома, части);

число листов в деле (томе, части);

срок хранения;

примечание.

В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив предприятия.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем предприятия.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Обеспечение сохранности. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя предприятия. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам предприятия. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству предприятия об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения, отделы предприятия передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. В ведомственный архив передача дел осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем предприятия.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства предприятия или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя предприятия могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме ценных дел проверяется количество листов в деле.

Оперативное хранение документов подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителей в специально отведенных папках с надписями « Срочно», « На исполнение», « На подпись» и т. п. Папки хранятся в течение рабочего дня на столе исполнителей, после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф. Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому лицу. Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках. Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Это дает возможность группировать документы в дело в прямой, хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечить их сохранность и удобство использования.

2.4 Организация работы с письменными обращениями граждан

В организациях и на предприятиях наряду с общим делопроизводством, объектом деятельности которого являются служебные документы, т.е. официальные документы, используемые в текущей деятельности предприятия, ведется делопроизводство по обращениям граждан. Оно связано с обращениями частных лиц – граждан, которые в момент направления обращения не работают на данном предприятии, куда направлено их обращение.

Государство рассматривает обращения граждан как важное средство реализации их конституционного права вскрывать недостатки в деятельности отдельных предприятий, вносить предложения по совершенствованию их работы, принимать участие в восстановлении нарушенных прав и свобод, а также в обеспечении социальной справедливости. Организация и ведение делопроизводства по обращениям граждан имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать, определяя правила ведения делопроизводства на конкретном предприятии.

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов, как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества.

Существует несколько основных видов обращения: предложения, заявления, жалобы, ходатайства. Под предложениями обычно понимается обращения граждан, направленные на улучшение деятельности рыночных структур экономики и общественных организаций. Под заявлением подразумевается обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан. Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями должностными лицами и общественными организациями. Ходатайства – обращения с просьбой о помощи третьем лицам. Необходимо выделить следующие обращения:

коллективные – когда под обращением стоят три и более подписей граждан;

индивидуальные – когда обращение подписано одним гражданином;

анонимные – письменные обращения граждан, в которых нет подписи, не указана фамилия, которые не содержат данных о месте жительства, работы или учебы адресата.

первичные - письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам; письма, по которым принято решение в дальнейшем их не рассматривать.

повторные - неоднократные обращения одного и того же лица, повторяющие первичное и не содержащие новых доводов.

По форме обращения могут быть:

устные – обращения, высказанные в устной форме;

письменные – обращения, оформленные в письменной форме.

Они в свою очередь могут быть: корректные и некорректные.

Все письменные обращения граждан, поступившие на предприятие( переданные лично, почтой или по телеграфу) возлагаются на конкретного работника или работников, о чем объявляется в приказе руководителя. Все поступающие письменные обращения учитываются и регистрируются в день их поступления в книге предложений, заявлений и жалоб. Допускается регистрация письменных обращений с применением электронно-вычислительной техники.

Особенность первичной обработки обращений граждан состоит в том, что все конверты обязательно сохраняются, так как на них указан адрес гражданина, направившего обращение. Наличие конверта может сыграть положительную роль при определении с помощью проставленных на нем штемпелей сроков отправки обращения гражданином и получения его предприятием.

Все поступающие письменные обращения учитываются и регистрируются в день их поступления в книге предложений, заявлений и жалоб. Допускается регистрация письменных обращений с применением электронно-вычислительной техники.

При поступлении обращений руководители в установленном порядке решают вопрос о принятии их к рассмотрению либо направляют по принадлежности в другой орган.

Обращения, в которых поднимаются вопросы, не относящиеся к ведению учреждения, не позднее чем в пятидневный срок направляются по принадлежности. О направлении таких обращений извещаются их авторы.

Обращения, не содержащие личной подписи автора, его фамилии, имени и отчества, а также данных о месте его жительства (работы, учебы), не рассматриваются. Решение об этом принимает руководитель предприятия или его заместители.

Коллективными обращениями признаются обращения, поданные от имени двух и более лиц.

При отсутствии в обращениях достаточных для их разрешения сведений (об органе, принявшем обжалуемое решение, времени его принятия и т.п.) заявителям разъясняется необходимость восполнения недостающих данных, а также куда им следует для этого обратиться.

Неоднократные обращения одного и того же лица либо поступление нескольких обращений в интересах одного и того же гражданина либо юридического лица, повторяющие первичное и не содержащие новых доводов, считаются дубликатами.

При поступлении дубликата в книге предложений, заявлений и жалоб делается соответствующая отметка. Дубликаты приобщаются к ранее поступившим обращениям и учитываются как одно разрешенное обращение в пределах срока разрешения первичного обращения.

На дубликаты обращений одного и того же лица, поступившие после разрешения первичного обращения, дается краткий ответ на каждый дубликат со ссылкой на ответ по первичному обращению.

Обращение может быть оставлено без рассмотрения и подшито в дело по решению руководителей или их заместителей в случае:

заявителю ранее сообщалось, что поставленные им вопросы в компетенцию учреждения не входят или решение по нему принято вышестоящим органом;

обращение является повторным и не содержит новых данных, а все изложенные в нем доводы ранее полно и объективно проверялись, о чем заявитель уведомлялся;

содержание обращения лишено логики и смысла;

заявитель страдает психическим заболеванием, которое подтверждается медицинскими документами;

обращение содержит выражения, оскорбляющие честь и достоинство сотрудников или других лиц, а также нецензурные выражения, о чем, если не принимается иное решение, необходимо извещать авторов с предупреждением, что при поступлении подобных обращений переписка будет прекращена.

Переписка может быть прекращена в случае неоднократного поступления обращений, оставленных без рассмотрения по перечисленным основаниям, с составлением мотивированного заключения, утверждаемого руководителем предприятия.

О прекращении переписки сообщается заявителям (за исключением лиц, признанных психически больными), которым разъясняется право и порядок обжалования принятого решения.

Возобновление переписки может осуществиться по решению лица, имеющего право на прекращение переписки или по решению вышестоящего руководителя.

При увольнении или временном отсутствии (отпуск, командировка и т.д.) все находящиеся на разрешении у сотрудника обращения передаются по указанию его непосредственного начальника другому исполнителю с обязательной отметкой в книге предложений, заявлений и жалоб.

Каждому обращению присваивается регистрационный номер. Штамп с регистрационным номером проставляется на свободном месте первой страницы обращения. Обращения с пометкой "Лично", "Только лично" или "Конфиденциально" не вскрываются, штамп с регистрационным номером проставляется на конверте.

Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, "Д-19", "С-63"), коллективные и анонимные обращения - содержат буквы "Кл" или "Ан" и номер (например, "Кл-137", "Ан-65"). Обращениям с пометкой "Лично", "Только лично" или "Конфиденциально" дополнительно присваивается буквенный индекс "Лп" ("Личная почта").

В каждом новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений начинается с первого номера.

Обращения, копии ответов на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также документы по приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой на предприятии.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Листы резолюций и конверты (если они подлежат хранению вместе с обращениями) нумеруются и вносятся в опись как листы дела. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность).

Нерассмотренные обращения, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

Рассмотрение обращений руководством осуществляется в таком же порядке, как и при работе с другой корреспонденцией, поступающей на предприятие: руководитель знакомится с содержанием, пишет резолюцию. Руководитель должен помнить, что к рассмотрению обращений нельзя привлекать лиц, на действие которых жалуется гражданин или если их участие в рассмотрении обращения может повлиять на объективное решение вопросов, поднятых в обращении.

Руководители и другие должностные лица при рассмотрении обращений обязаны:

своевременно и всесторонне разбираться в существе обращения, в случае необходимости истребовать дополнительные документы, направлять подчиненных сотрудников на места для проверки указанных в обращении фактов принимать другие меры с целью объективного рассмотрения поступивших обращений;

принимать в пределах компетенции законные и обоснованные решения по обращениям и обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

сообщать гражданам о решениях, принятых по их обращениям, мотивировать случаи отказа в удовлетворении просьб и разъяснять порядок их обжалования.

Обращения с пометкой "Лично", "Только лично" или "Конфиденциально" рассматриваются теми руководителями, которым они адресованы, или другими сотрудниками по их поручению. Запрещается направление обращений на рассмотрение тем должностным лицам, действия которых обжалуются. Сотрудникам, принимающим участие в работе с обращениями, запрещается разглашать ставшие им известными сведения об обстоятельствах личной жизни (службы, работы, учебы и т.п.) авторов обращений и связанных с ними лиц. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня их поступления. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их поступления, началом срока рассмотрения обращений считается день их регистрации. Окончанием срока рассмотрения считается дата направления письменного ответа или устного сообщения автору с изложением принятого решения по обращению.

В тех случаях, когда для рассмотрения и разрешения обращения необходимо проведение сложной проверки, истребование дополнительных материалов или принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть в порядке исключения продлены, но не более чем на один месяц.

Продление срока рассмотрения обращения производится руководителем учреждения или его заместителем по мотивированному докладу исполнителя.

Ходатайство о продлении срока рассмотрения обращения оформляется не позднее, чем за 3 суток до истечения срока. О продлении срока рассмотрения обращения сообщается его автору. Если по обращениям, поступающим неоднократно от одного и того же лица и по одним и тем же вопросам, проводились проверки и были приняты обоснованные решения, о чем сообщалось автору, то руководителем учреждения может быть принято решение о прекращении в дальнейшем проверок по таким обращениям, при этом автору направляется ответ о рассмотрении каждого обращения. В случае выявления в указанных обращениях новых (дополнительных) обстоятельств по ним проводятся проверки в установленном порядке.

Ответ на коллективное обращение направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях - каждому из подписавших такое обращение. Если ответ автору сообщается в устной форме, то составляется справка, в которой указывается: кто, когда и в какой форме дал ответ, а также излагается его содержание.

Ответ автору обращения, проживающему за границей, направляется в установленном порядке с учетом имеющихся договоров и соглашений. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены и разрешены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и авторам даны ответы. Ответ на обращение должен быть аргументированным, со ссылкой на конкретные нормы законодательства Российской Федерации, с освещением всех поставленных в нем вопросов, а если в удовлетворении заявителю отказано - содержать четкое разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), которому может быть направлена жалоба. Обращения после их рассмотрения и разрешения должны быть возвращены работникам, ведущим делопроизводство по обращениям, для приобщения к делу. На документах, связанных с рассмотрением обращений, после принятия решения и их исполнения должны быть надпись "В дело" с указанием номера по номенклатуре и подпись должностного лица, принявшего это решение.

Исполнители:

направляют обращения на рассмотрение в те организации и учреждения, которые компетентны решать поставленные авторами вопросы;

проводят отбор предложений, заявлений и жалоб по территориям и отдельным темам для обзоров почты, аналитических записок и информации. С этой целью специалисты снимают копии писем и систематизируют их в накопительных папках, подчеркивают части текста писем, содержание которых необходимо ввести в ЭВМ, подкладывают к таким письмам флажок "на ввод".

списывают в архив Отдела на хранение обращения без каких-либо просьб и предложений, содержащие общие рассуждения по проблемам общественной и политической жизни либо поднимающие уже решенные вопросы, не требующие, по мнению специалиста, дополнительного рассмотрения. При этом изложенная в аннотации суть обращения должна обосновывать направление его в архив.

проверяют документы, подготовленные к отправке, и подписывают их. Если к письму приложены документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет и т.д.), то об этом указывается в сопроводительном письме.

письма, взятые на контроль, направляются за подписью начальника отдела или его заместителей.

Анонимные обращения - письменные обращения граждан, в которых нет подписи, не указана фамилия, которые не содержат данных о месте жительства, работы или учебы адресата, признаются анонимными. Содержание таких писем аннотируется так же, как и у других обращений граждан. Анонимные письма, как правило, рассмотрению не подлежат. Если специалист принял иное решение, то он обосновывает его в аннотации, а письмо направляется по договоренности с работником соответствующего органа.

Если подпись заявителя прочитать невозможно, то такое обращение фиксируется как "подпись неразборчива". В таком случае исполнитель сам принимает решение о дальнейшей работе с письмом (телеграммой).

Сроки рассмотрения писем и уведомления авторов. Обращения граждан должны направляться в соответствующие учреждения и организации не позднее, чем в 5-дневный срок со дня регистрации на предприятии. Исключение могут составлять только те, которые поставленными в них вопросами требуют дополнительной работы по внесению предложений, о чем должна быть сделана обосновывающая запись.

Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, специалисты должны брать на контроль. При решении вопроса о взятии обращения на контроль учитываются: а) цель, которая при этом преследуется; б) значимость поднятого в письме вопроса (общественного или личного).

Сроки осуществления и формы контроля за исполнением писем определяются самими специалистами в соответствии с действующим законодательством и с учетом характера вопросов в них, а также территориальной отдаленности органа, рассматривающего обращение по существу.

2.5 Организация работы по личному приему граждан

Прием граждан осуществляют, как правило, руководители предприятий, организаций или их заместители. Время записи на прием индивидуально в различных организациях. Иногда это специально отведенные дни или часы, на небольших предприятиях предварительная запись, как правило, не ведется.

Во время записи устанавливается кратность устного или письменного обращения гражданина. При повторных обращениях гражданину назначается время приема, а работник, ведущий запись, делает запрос о всех имеющихся материалах по этому заявителю и передает их руководителю, ведущему личный прием.

До начала приема руководитель выясняет все обстоятельства обращения гражданина. Секретарь составляет краткую справку для руководителя, указывая всю имеющуюся о заявителе информацию.

Ожидающие приема граждане приглашаются на беседу специалистом, ведущим прием или секретарем руководителя. Руководитель в свое время, выслушав посетителя, рассмотрев и проанализировав представленные материалы, делает краткую запись его просьбы, фиксирует принятое по ней решение, шифрует тематическое содержание вопроса и ход его рассмотрения, вводит указанные реквизиты в электронную данных и передает материалы на обработку.

Учетно-контрольная работа с обращениями граждан осуществляется в режиме их автоматизированной обработки. На основе ежедневной информации, которая поступает в электронную базу данных, делаются сводки о количестве обращений граждан, поступивших за месяц, квартал, полугодие, год в соответствии с темой о рассмотрении обращений граждан конкретными сотрудниками учреждения (общее количество за определенный срок, адресаты направлений, показатели работы с контрольными обращениями, количество писем с приема);

Кроме регламентных сводок, сектор автоматизированной обработки данных по обращениям граждан по поручению руководства, запросам и просьбам специалистов готовит другие необходимые для анализа статистические материалы.

2.6 Направления совершенствования службы документационного обеспечения администрации МО «Город Пикалево»

Повышение эффективности работы аппарата администрации может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Для такой крупной организации как администрация МО, имеющей разветвленную структуру и структурные подразделения, находящиеся в других зданиях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением в силу закона об электронной подписи [2], стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Учитывая территориальный разброс некоторых подразделений , создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов[3];

списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

осуществление контроля за исполнением поручений;

поиск документов[4].

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:

на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами Компании, эффективность сетевого взаимодействия;

определиться с финансовыми затратами[5].

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.[6]

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для администрации МО «Город Пикалево».

Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое[7].

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты[8].

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек- важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД[9].

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или «Босс-референт») также позволит:

Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI – разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их[10];

Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста.

ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ ЭФФЕКТИВНЫХ КОМПЬЮТЕРНЫХ

ТЕХНОЛОГИЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

3.1Требования к системе автоматического документирования для внедрения в администрации МО «Город Пикалево»

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которому должна соответствовать система автоматизации делопроизводства в администрации. Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

Жизненный цикл документа [11] состоит из двух основных стадий:

Стадия разработки документа, которая может включать:

собственно разработка содержания документа;

оформление документа;

утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

Стадия опубликованного документа, которая может включать:

активный доступ;

архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения;

уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка учреждения.

Организация работы современного офиса предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и т.п.) содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно получить только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной форме.

Для этого должна бы предусмотрена организация электронного архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при необходимости – изготавливать копию документов, при возврате дела – осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. – все процедуры автоматизируются.

Электронный архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения следующих задач:

Организация хранения электронных документо[12]в.

Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях. Носители электронных документов характеризуются двумя основными параметрами, стоимостью хранения одного мегабайта информации и скоростью доступа к информации. Причем эти два параметра обратно пропорциональны друг другу - в зависимости от решаемых задач, необходимо находить оптимальное соответствие и выбирать определенный носитель информации. Также на выбор носителя влияет срок хранения информации. Иногда для ряда задач необходимо создавать систему хранения, которая состоит из разнотипных носителей. Например, для оперативного доступа требуется применение высокоскоростных жестких дисков, а для архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков. Соответственно для таких систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работы данных носителей информации, но и обеспечивать миграцию документов между носителями. Эта миграция может осуществляться либо путем настройки системы администратором (например после истечения 90 дней со дня создания документа он должен автоматически переместиться на более медленный и дешевый носитель информации), либо автоматически в зависимости от частоты обращения пользователей к тому или иному документу.

Организация учета бумажных и микрографических документов[13].

Архивная система кроме работы с электронными документами должна учитывать бумажные и микрографические документы - система должна хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций: выдача документа, возврат документа и т. п.

Организация поиска документов[14].

Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать. Если со скоростью поиска все понятно, то для пояснения понятия эффективности поиска коротко рассмотрим модели поиска. Существует два подхода к поиску документов. Первый подход состоит в том, что в процессе поиска ищется документ, который точно существует в системе, и задача состоит в том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документа или документов. Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска. Второй подход состоит в том, что ищутся все документы по интересующему вопросу. Для этого подхода присущи таие понятия, как полнота - соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов и шум - соответствие документов, отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.

Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы.

Архивная система должна иметь защиту на уровне документа - каждый документ должен иметь ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции. Как правило, определяются следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД):

полный контроль над документом;

право редактировать, но не уничтожать документ;

право создавать новые версии документа, но не редактировать его;

право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии;

право читать документ, но не редактировать;

право доступа к карточке, но не к содержимому документа;

полное отсутствие прав доступа к документу;

Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые порождают документ.

Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра, позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоёмких приложений.

Поддержка аннотирования документа[15].

Иногда для обеспечения коллективной работы с документом необходимо позволять наносить комментарии на документ, не изменяя его основного содержания. Комментарии (знаки, текст, цветные пометки) хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к имени автора, создавшего эти комментарии.

Поддержка коллективной работы с документом[16].

Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на/c редактирования, что предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями, устраняя тем самым возможные конфликты. Для того чтобы позволить в рамках одного документа работать одновременно нескольким пользователям, вводится понятие версии и подверсии документа - один документ может содержать несколько версий, а каждая версия - несколько подверсий. Кроме того, в рамках одного документа и одной версии (подверсии) документа может существовать несколько представлений документов (в разных форматах).

Поддержка составных документов.

Каждый документ может представлять собой совокупность других документов. Такой документ носит название составного или контейнера, а в делопроизводстве такой документ носит название "дело", по своим характеристикам он аналогичен простому документу. Документы могут быть объединены в составной документ с помощью нескольких типов связей. Эти связи определяют, какие версии объединяются в контейнер, например, последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и т. п. Эти связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в составной документ. Для составных документов должно существовать приложение, которое будет осуществлять окончательную сборку такого документа.

Поддержка распространения опубликованных документов.

Как только документ публикуется его иногда необходимо распространять. Это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере.

Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных функций, связанных с документами разных типов (электронных, бумажных, микрографических) и переводом их из одного типа в другой. Данная проблема подразделяется на два основных класса.

Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью планшетных или персональных сканеров. После операции сканирования документ вручную индексируется путем заполнения карточки документа.

Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от предыдущего состоит в том, что обрабатывается большое количество однотипных документов. В качестве примеров приложений данной технологии в конкретных предметных областях можно привести: систему ввода и хранения платежных поручений в банке, систему обработки анкет опроса населения, систему обработки результатов голосования.

При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать два основных класса задач.

Задача извлечения данных из бумажных документов. Например, имеется форма с результатами опроса населения. Необходимо ввести большое количество анкет, извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу. В этом случае нас интересуют только извлеченные структурированные данные, а не сами изображения документов.

Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения документа. Если вы обрабатываете не форму с опросами населения, а платежное поручение клиента, то имеет смысл после извлечения данных сохранить изображение документа для того случая, когда потребуется анализ исходного документа.

При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами, хранящимися в архиве.

Свободная маршрутизация[17].

Выделяется два основных типов маршрутов документов. Последовательная маршрутизация - документ последовательно проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени, либо после завершения работы одним из них. Параллельная маршрутизация - документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат работу с документом.

Системы электронной почты[18].

Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов (маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата). С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

 Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения.

Под контролем исполнения понимается следующая функциональность:

Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, что его задание достигло места назначения (исполнителя).

Контроль прочтения задания - инициатору выдается информация о том, что с его заданием ознакомились сотрудники для которых это задание было предназначено.

Контроль выполнения - инициатору выдается информация о том, что задание выполнено.

Мониторинг задания - инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием.

Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.

История выполнения заданий.

Контроль качества исполнения - означает, что, если пользователь говорит о том, что задание исполнено, это еще не означает, что оно действительно исполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или нет исполнение.

Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.

Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация).

Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или параллельные:

комбинированные из последовательных и параллельных элементов;

условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.

Такие маршруты становятся сложными для их задания "на лету", поэтому в этом случае используется специализированный графический редактор, позволяющий создать маршрут. Инициатор вызывает созданный и именованный маршрут и прикрепляет к нему документы - инициирует его. Система маршрутизации должна быть интегрирована с архивной системой, и реальные приложения для работы с документами не могут быть основаны только на файловой системе. И вот почему. Любой процесс маршрутизации документов - это движение одного документа, а не множества его копий, как это происходит в системах электронной почты. Посылать один документ необходимо не только по соображениям экономии пространства, но и в основном для поддержания его целостности - в процессе маршрутизации многие пользователи пытаются вносить изменения в документ.

Рассмотренные возможности и функции обеспечивают построение любой частной системы документооборота на любом предприятии в любой предметной области. Естественно, для построения частного решения можно ограничивать функционал системы в зависимости от предъявляемых заказчиком требований.

Подбор системы электронного документооборота

для администрации МО «Город Пикалево»

Внедрение крупных систем производится последующей технологии: формируется небольшая проектная группа (4–8 человек), состоящая изсотрудников заказчика иисполнителя (специалисты заказчика проходят максимально полный курс обучения настройки иработы ссистемой). Эта группа вдальнейшем возьмет насебя обязанности посопровождению иразвитию системы.

Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, предприятие обычно заинтересовано втом, чтобы специалисты, которые могут оперативно решить большинство рабочих вопросов, были всегда под рукой, аво-вторых, обучение ииспользование своих сотрудников всегда существенно дешевле привлечения сторонних специалистов. Таким образом, формирование сильной группы внедренцев является залогом успешной реализации проекта.

Процесс внедрения обычно строится изнескольких этапов, некоторые изкоторых могут идти параллельно:

1. Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, формальное описание схемы движения документов (этот этап можно провести еще довыбора самой системы, как было отмечено вначале).

2. Составление номенклатуры документов, формирование справочников иклассификаторов, составление инструкций.

3. Адаптация системы наоснове информации, полученной наэтапе обследования.

4. Установка инастройка программного обеспечения.

5. Обучение персонала организации.

6. Опытная эксплуатация.

7. Окончательная настройка системы сучетом недочетов, выявленных вовремя опытной эксплуатации.

8. Сдача впромышленную эксплуатацию.

Сроки внедрения зависят отмногих факторов. Кпримеру, установка одного рабочего места накомпьютере секретаря займет неделю, втечение которой будет проводиться обучение секретаря работе ссистемой. Внедрение системы нанесколько десятков рабочих мест иболее может длиться дополугода— все зависит отмасштаба предприятия, отготовности кпереходу наэлектронный документооборот, отстепени организованности бумажного, отпозиции руководства имногих других факторов.

Насроки влияет ито, каким образом система адаптируется для конкретного предприятия: изменением настроек или доработкой программного кода. Настраиваемые системы удобны тем, что специалисты проектной группы (не обязательно программисты) смогут вдальнейшем менять ихи модифицировать систему, необращаясь куслугам поставщика. Кроме того, настраиваемые системы быстрее внедряются илегче мигрируют нановые версии.

Вообще, процесс внедрения нельзя закончить, можно только остановить. Система документооборота будет совершенствоваться впроцессе эксплуатации вместе спрогрессом информационных технологий иразвитием компании.

Сравним системы:

Включим внего несколько наиболее популярных нароссийском рынке систем (в алфавитном порядке):

- CompanyMedia, ИнтерТраст

- Landocs, Ланит

- Optima Workflow, Оптима

- БОСС-Референт, АйТи

- Дело, Электронные Офисные Системы

Кроме того, впоследнее время мощную рекламную политику проводит компания Документум Сервисиз, официальный дистрибутор Documentum, Inc. Поэтому система Documentum также была включена, хотя посути Documentum надо было бысравнивать нес системами документооборота, ас платформами для ихпостроения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite ит.д.

Функционал систем вомногом зависит отплатформы, для которой разработана таили иная система.

Кроме того, всвязи сраспространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.

Для выбора конкретной системы автоматизации, рассмотрим более детально возможности систем, предлагаемых современным рынком :

Дело, ЗАО «Электронные офисные системы»[19]

Система автоматизации делопроизводства идокументооборота (САДД) «Дело» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной натрадиционных отечественных технологиях изакрепленных соответствующими стандартами, идокументационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система «Дело» обеспечивает выполнение следующих функций:

Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций ирезультатов выполнения работ поосновным функциональным процессам организаций иучреждений;

Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма иобращения граждан путем создания регистрационной карточки, вкоторую заносятся сведения одокументе, споследующим направлением корреспонденции нарассмотрение руководству ив структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так исозданные внутри подразделений. Ких числу относятся входящие, исходящие документы, письма иобращения граждан. Сведения ободном итом жедокументе могут одновременно находиться вразличных картотеках;

Регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, споследующей перерегистрацией, путем создания связанного документа свозможностью копирования (переноса) данных;

Ввод текстов резолюций, включая повторные, иназначение исполнителей поним;

Направление резолюций идокументов нарабочие места пользователей-исполнителей спомощью механизма электронной почты;

Пересылку отчетов исполнителей подокументу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;

Регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов ибумажных копий документов исоответствующих резолюций, отчеты обисполнении, согласование (визирование) документов;

Осуществление контроля засвоевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций иуказаний руководства; проверка правильности исвоевременности исполнения документов;

Объединение игруппирование документов, зарегистрированных всистеме делопроизводства, поразличным признакам.

Выполнение поиска посовокупности реквизитов регистрационных карточек ирезолюций сцелью осуществления функций контроля исполнения документов ирезолюций иведения справочно-аналитической работы;

Ввод сведений оботправке исходящих документов адресатам ссозданием реестров рассылки документов;

Получение согласно действующим правилам иинструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

Предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только кдокументам, находящимся вего компетенции;

Получение ивывод напечать статистических справок иотчетов, атакже регистрационных карточек для обеспечения совместимости страдиционной («бумажной») технологией делопроизводства;

Хранение электронных образов документов;

Списание документов вдело всоответствии спринятой ворганизации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения ихиз дела;

Протоколирование работы пользователя ссистемой, включая работу срегистрационными карточками ирезолюциями.

Система функционирует влокальной вычислительной сети ирассчитана намоноструктурную организацию.

Вкачестве средства разработки БДиспользуется РСУБД, что усложняет доработку иадаптацию системы.

Система обеспечивает поиск документов вбазе посочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только вверсии под MSSQL.

Система имеет сертификат Госстандарта насоответствие ГСДОУ.

БОСС-Референт, компания АйТи[20]

Система «БОСС-Референт» разработана набазе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы иможет рассматриваться вкачестве стандарта вэтой области.

Данная разработка ориентирована насредние коммерческие предприятия.

Система обеспечивает поддержку следующих процессов:

Подготовка исогласование документов;

Подготовка, исполнение иконтроль поручений;

Обработка входящей иисходящей корреспонденции.

Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования ипотокового ввода документов, атакже автоматического преобразования факсов иe-mail вовходящие документы), регистрации, рассмотрению руководством ивыдаче резолюции, ознакомлению вструктурном подразделении или исполнению, контролю заисполнением. Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;

Управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных иинформационно-справочных;

Хранение идинамическое обновление данных оструктуре иработниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий. Хранение идинамическое обновление данных оконтрагентах предприятия;

Поддержка технологического документооборота потрем направлениям работы: а) ведение реестра иобслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров иобработка событий поним в) взаимоотношения склиентами, поставщиками ипартнерами;

Поддержка обмена знаниями иинформацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации иее подчиненными структурами, атакже напрямую между подчиненными структурами.

Каждому пользователю всистеме предоставлен свой Рабочий «Кабинет»— персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления иразмещаются попапкам взависимости отстатуса. Однако статус исполнения выданных Вами приказов— недоступен, потому что механизм почтовой базы неприспособлен для реализации подобных функций.

Система нерассчитана наполиструктурные организации, т.е. вхолдинге невозможен контроль исполнения распоряжений внижестоящих организациях. Кроме того, почтовые механизмы передачи документов между организациями иудаленными подразделениями немогут рассматриваться как безусловно надежные.

Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ РИСО 9001.

ГОСТ— это система государственных стандартов, касающихся различных отраслей. Кпримеру, сертификат ГОСТ РИСО 9001–2001 удостоверяет, что система менеджмента качества сертифицированной компании применительно кпроектированию. разработке, производству иобслуживанию программных средств для обработки документов ирешения организационно-экономических задач соответствует ГОСТ РИСО 9001–2001.

Optima Workflow, Оптима[21]

Система «Optima Workflow» предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования ихранения документов или иных информационных объектов, атакже для автоматизации основных процедур современного делопроизводства иорганизации документооборота. Всостав системы Optima Workflow входят пять программных модулей, которые могут быть установлены наразличные клиентские станции или серверное оборудование вкорпоративной сети, взависимости отметодов организации процессов документооборота исоздания рабочих мест пользователей.

Внедрение подобной системы ворганизации обеспечивает следующие возможности:

централизованное хранение документов вэлектронном виде;

формализацию процедур создания иобработки документов;

наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов итехнологических операций наэтапе работы сними;

единые управление иконтроль задвижением документов врамках бизнес-процессов. Контроль реализован следующим образом: создается специального вида документ— «документ наконтроле», который помещается на«доску объявлений». Исполнители могут нетолько ознакомиться ссодержанием поручения, нои непосредственно вдокумент внести сведения оходе исполнения, отметить факт выполнения ит.д. Все это происходит водном экземпляре документа, который нетиражируется ине рассылается вадрес всех упомянутых вдокументе контролеров, исполнителей исоисполнителей. Уведомления рассылаются поэлектронной почте MSOutlook/Exchange.

Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания ихстатуса впроцессе обработки, настраиваемые наспецифику организации, ине предлагает каких-либо стандартных процедур.

Информации оналичии сертификата соответствия ГСДОУ нет.

Landocs, Ланит[22]

Система «LanDocs» предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом иделопроизводством напредприятиях ив организациях различного профиля имасштаба.

Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота иделопроизводства. Настройка системы наконкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется вдвух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый кразвитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации иподдержки, обучение пользователей, разработчиков испециалистов группы поддержки).

Основные параметры системы:

ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;

настройка наконкретные условия спомощью модификации CASE-модели.

Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать вавтоматизированном режиме следующее множество операций поработе сдокументами:

Регистрацию входящих, внутренних иисходящих документов сиспользованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями ввиде файлов текстов, таблиц, изображений, звука ит.д.;

Рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так ипо списку спомощью механизма электронной почты;

Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями ввиде текстов, таблиц, изображений, звука ит.д.);

Контроль запрохождением иисполнением документов ипоручений. Система LanDocs обеспечивает контроль заисполнением документов изаданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа поисполнителям. Контроль версий документа осуществляется спомощью механизма контрольных карточек. Все данные озарегистрированных документах иходе ихисполнения могут быть отпечатаны ввиде отчетов;

Поиск документов свозможностью сохранения поисковых запросов, просмотр иредактирование документов;

Поддержку нескольких версий одного документа;

Сканирование бумажных документов ираспознавание текстов (OCR);

Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования ипечати документов;

LanDocs сохраняет документы, созданные различными приложениями ввиде файлов— текстов, таблиц, изображений, звука ит.д. При попытке пользователя просмотреть содержание документа онобеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, апри открытии документа наредактирование— блокирует документ наоснове механизма Check In— Check Out (что существенно ужесточает требования кпропускной способности сети втерриториально-распределенной системе);

При включенной функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются сиспользованием электронной цифровой подписи;

Организацию архивирования документов;

Регламентацию прав доступа пользователей кдокументам ифункциям системы;

Возможность доступа кинформации через сеть Internet;

Интеграция сдругими приложениями через OLE.

Система работает сРСУБД Oracle иMS SQL. Серверная часть реализована только под Windows NT.

Каждому пользователю системы LanDocs предоставляется три почтовых ящика:

входящий, вкоторый помещаются все извещения изадания, ему адресованные;

исходящий, вкотором содержится информация оботправленных пользователем извещениях изаданиях

наконтроле, вкотором содержится информация озаданиях, покоторым сотрудник является контролером.

Т.е. для работы всистеме пользователь должен переключаться между тремя ящиками, что неочень удобно.

Система LanDocs соответствует стандарту ГСДОУ. Компания Ланит симеет сертификат ГОСТ РИСО 9001.

Documentum, Документум Сервисиз[23]

Documentum пофункционалу истоимости надо сравнивать сбазовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями ина базе каждой изних можно построить систему электронного документооборота— вопрос лишь встоимости. Новсе жев рамках данной статьи мыпопытались обрисовать некоторые возможности инедостатки системы, применительно ксистемам автоматизации делопроизводства.

Documentum обладает следующими возможностями:

Масштабируемость иработа втерриториально-распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;

Уведомления ипоручения рассылаются спомощью механизма электронной почты;

Поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл втом, что заказчик устанавливает одну версию ПО, номожет применять различные еелокализации. Напользовательском экране имеется выпадающее меню, внем онможет выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск вдокументах наразных языках. Русификация продукта реализована совместно скомпанией ПРОМТ;

Сервисы генерации аудиторского следа (т.е. наблюдения задействиями пользователей);

Управление потоками работ (workflow), втом числе ис помощью средств графических редакторов;

Управление мультимедиа-данными— извлечение информации изнеструктурированных данных, например, текста изизображения;

Печать споддержкой цифровых водяных знаков ивременных меток;

Потоковый ввод документов через сканер ираспознавание.

Впятой версии осуществлен переход настандарт J2EE, вследствие чего Documentum может работать насамых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet ит.д.

Есть клиент WebTop, идентичный пофункциональности обычному «толстому» клиенту. Заказчику, правда, придется описывать оба типа интерфейса («толстый» и«тонкий») поотдельности— сделать это один раз втерминах метаданных сперекладыванием задачи генерации интерфейса насамо программное обеспечения нельзя. Тоесть если мыхотим работать содним приложением через оба клиента— код придется писать два раза.

Система разработана зарубежом, нароссийском рынке представлена с2000 года ироссийских клиентов пока можно пересчитать попальцам. Система Documentum является системой управлением содержанием (ECM), асистема документооборота строится наее основе под конкретного заказчика. Фактически изсистем электронного документооборота Documentum является самой дорогой иориентирована наочень крупные внедрения.

CompanyMedia, ЗАО Компания «ИнтерТраст»[24]

Система «CompanyMedia» предназначена для крупных исредних государственных учреждений икоммерческих организаций, втом числе созначительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором идля небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов ифилиалов единое информационное пространство ипри этом снизить затраты науправление.

ПОCompanyMedia позволяет описать сеть предприятий любой сложности иналадить вней «сквозное» делопроизводство, при котором система отслеживает движение документа нетолько впределах одного предприятия, нои между ними. Это позволяет создавать приказы, распространяющиеся налюбую глубину иерархии управления, контролировать ихисполнение иподдерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий ит.д.

Российские предприятия страдают отнесовершенства коммуникаций. Важные звенья системы управления нередко находятся вместах, где качество связи непозволяет создать коммуникационные центры.

ВCompanyMedia впервые реализованы технологические разработки компании ИнтерТраст, позволяющие гибко отображать логическую структуру управления нареальную коммуникационную инфраструктуру территориально-распределенного предприятия.

Система автоматически доставляет информацию между любыми двумя предприятиями пократчайшему маршруту, причем вкаждой его точке передачу документов контролируют ипередающая ипринимающая стороны. Этот механизм гораздо надежнее электронной почты.

Данная система имеет следующие особенности, выделяющие ееиз числа других разработок:

Корпоративность— система может использоваться как водной организации, так ив холдинге или группе связанных организаций;

Полиструктурность— система рассчитана насложную структуру организации ивозможную независимость (с точки зрения штатных расписаний) подразделений ифилиалов организации;

Высоконадежный механизм доставки информации— использованный ссистеме механизм передачи документов ирассылки позволяет гарантировать доставку информации адресату на99.9%; данный механизм предполагает также работу системы втерриториально-распределенном режиме;

Сложные перекрестные связи документов— система позволяет устанавливать «цепочки» перекрестных ссылок документов друг надруга иреализовывать переход вобе стороны поданным ссылкам;

Организация т.н. «сквозного документооборота»— система позволяет организовывать передачу иконтроль документов внутри независимых организаций холдинга, совмещая его склассическим документооборотом.

Система CompanyMedia обеспечивает решение следующих ключевых задач:

подготовка документов покорпоративным иличным шаблонам, согласование ипередача документов нарегистрацию (в том числе ичерез «тонкий» клиент Internet Explorer— всоставе системы «CompanyMedia-Управление электронными документами»);

прием, обработку ираспределение входящей корреспонденции, подготовку, подписание, регистрацию иотправку исходящих, внутренних иорганизационно-распорядительных документов, атакже контроль ихисполнения (в составе системы «CompanyMedia-Делопроизводство»);

планирование, подготовку ипроведения заседаний, атакже контроль заисполнением принятых поих итогам решений (в составе системы «CompanyMedia-Заседания»);

подготовка договоров (в том числе ипо шаблонам), согласование, визирование, хранение ихактуального реестра (в составе системы «CompanyMedia-Договоры»);

Кроме того, все системы CompanyMedia предоставляют:

разграничение доступа кдокументам, базирующееся наоснове структуры организации;

механизмы замещения при работе сдокументами, аименно, возможность предоставления постоянного или временного доступа кдокументам, относящимся копределенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»);

возможность самостоятельного ибыстрого построения произвольных отчетов полюбой информации, содержащейся вбазе данных;

единый поиск (по реквизитам иполнотекстовый) покорпоративному хранилищу документов.

Проектирование продуктов системы CompanyMedia выполнено всоответствии сгосударственными стандартами вобласти делопроизводства идокументационного обеспечения управления. При разработке систем производились консультации соспециалистами Всероссийского НИИ Документоведения иАрхивного Дела (ВНИИДАД). Система CompanyMedia имеет 4 сертификата качества Госстандарта РФпо системе МОЛСЕМ (на системы «Делопроизводство», «Управление проектами идоговорами», «Управление планированием» и«Управление персоналом»). Компания «ИнтерТраст» имеет сертификат ГОСТ РИСО 9001.

Сводная таблица параметров перечисленных выше систем автоматизации дана в Приложении.

Рассмотрев характеристики основных систем автоматизации, мне хотелось бы предложить для внедрения в администрации МО «Город Пикалево» продукт системы CompanyMedia, так как она предназначена для крупных коммерческих организаций, втом числе созначительной территориальной удаленностью структурных подразделений, стремящихся создать для сотрудников всех офисов ифилиалов единое информационное пространство. Система наладит «сквозное» делопроизводство, при котором будет отслеживаться движение документа нетолько впределах одного офиса, нои между ними. Это позволит поддерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких офисов. Кроме того, система имеет отличные качественные характеристики и разработана совместно с государственными службами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации , а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ :

Правовые акты:

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Издательство стандартов, 2003 г

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.

Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.

Литературные источники :

Акимова Г.П., Богданов А.С. и др. Применение новых информационных технологий в делопроизводстве. // Сборник трудов ИСА РАН «Развитие безбумажной технологии в организационных системах» / Под редакцией Арлазарова В.Л. и Емельянова Н.Е.: Эдиториал УРСС, 1999. С. 17-27.

Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: АР Бизнес-школа Интел-Синтез, 2000.

Аппак М. А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.2003 г.

Басаков М. И. Основы делопроизводства. "Феникс", 2002.

Бондырева Т. Н. Секретарское дело. М.: Высшая школа, 2001.

Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления - М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2003.

Бондарева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высшая школа, 2001

Веселов П.В. Документы в сфере управления . «Феникс». - 2000. .

Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М., 2002.

Вигера А.М., Дорофеева О.П., Гутская Е.К. Секретарское дело. Учебное пособие. «Феникс», 2001 г,

Кирсанова В.М. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М; 2003.

Киселев Л.Н. Как организовать современный офис. - М., 2002.

Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации . Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 2004.

Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб.: Изд. дом «Герда», 1998.

Самуэльян Н. Настольная книга секретаря-референта. «Менеджер», 2002 г

Стенюков М.В. Документы Делопроизводство. Практ.пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия., М., Стрикс, 2003 г

Материалы периодической печати :

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2003. № 1.

Аксюта А.А. Обзор ресурсов Интернет: демо-версии систем автоматизации делопроизводства и документооборота// Делопроизводство и документооборот предприятии 2004 г №7

Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2003. №5.

Баласанян В.Э. Как управлять предприятием: от традиционного делопроизводства к электронному документообороту// Делопроизводство и документооборот на предприятии 2003 г№8

Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 2004. №1

Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2000. №4.

Капаев Д.В. Окупаемость внедрения электронного документооборота – возможно ли её рассчитать?// Делопроизводство и документооборот предприятии 2005г №3

Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2003. № 1.

Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело 2002. №3, С.42.

Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2004. № 3.

Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство 2000. №1.

Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3.

Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1.

Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4.

Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2004. №4.

Орлова Е.В. Как подключить офис оптимальным способом.//

Делопроизводство и документооборот предприятия/ 2004 г №2

Савельев А.М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота.// Делопроизводство и документооборот предприятия № 4 2004 г

Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2002. №4..

Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2.

Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело 2003. №4. С. 20

Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 11.

Материалы сайта «Объединенной редакции деловых журналов» www.delo-press.ru

Документы администрации МО «Город Пикалево» :

1. Устав

2. Положения об отделах

3. Должностные инструкции



[1] ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. – М.: Изд-во стандартов, 1999,

п. 65. С. 4.

[2]Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.

[3]Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 35.

[4] Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство 2000. №1. С. 35.

[5] Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД. 1998. С. 48.

[7]С. Короткий. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2004. № 3. С.15.

[8] Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2000. №4. С.40;

Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2003. № 1. С 42.;

Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4. С. 43.

[9] Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2004. № 3. С. 17.;

[10] Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2002. №4. С. 39.

[11] Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 2004. №1

[12] Савельев А.М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2004 г

[13] Савельев А.М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2004 г

[14] Там же

[15] Савельев А.М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2004 г

[16] Савельев А.М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2004 г

[17] Савельев А.М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2004 г

[18] Там же

[19] По материалам статьи Савельева А.М. «Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2004 г

[20] По материалам статьи Савельева А.М. «Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2004 г

[21] Информация с сайта www.delo-press.ru

[22] По материалам статьи: Аксюта А.А. «Обзор ресурсов Интернет: демо-версии систем автоматизации делопроизводства и документооборота». Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятии» № 7 2004 г

[23] По материалам статьи: Аксюта А.А. «Обзор ресурсов Интернет: демо-версии систем автоматизации делопроизводства и документооборота». Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятии» № 7 2004 г

[24] Информация с сайта www.delo-press.ru

Скачати

Схожі роботи